こんにちは、25歳転職ホヤホヤのまる(@maruboyblog) です。
今回は僕が実際に新卒で3年間働いて使える！と思ったワークハックを紹介します。
(先日、こんなワークハックがあることも思い出しました。)
(ちなみに、僕は新卒社員として初めて前職の会社に入ったので会社には新卒入社の先輩はいませんでした。
なので様々なことについて自分で調べたり社外の方に聞いたりして知識を得ていました。
今回紹介するものにもそういった知識が入っています。)
これだけやっておけばいいといいものではなくて＋アルファでできるといいなというものをピックアップしています。
来春社会人になる方、やっとこさ1年目を終えようとしている新卒の方にオススメです！！
それではどうぞ。
相手の気持ちを考える
「ハックでも何でもねぇだろ！」という声が聞こえてきそうですが、非常に大事なことです。
どのビジネス研修やマナー研修に行っても、きっと教えてもらえます。
なので大部分を割愛して僕が実際に大事にしていたことだけお伝えします。
- 「視座・視野・視点」に気をつけて相手の気持ちを考える
- メールなどの言葉や文面は十分に気をつける。
「視座・視野・視点」この3つの言葉をネットでも何でもいいので調べてみてください。
それぞれ見ている(見えている)度合い、広さ、場所などが違うのですが、それに気をつけながら相手の気持ちを思いやることが大切です。
仲の良い同期や先輩にフランクな言葉遣いをするけれど、それと同じように社長とは話さないはずです。
逆も然りで要はケースバイケースだということなのです。
その時に「視座・視野・視点」を少しだけ頭に入れて判断すると、仕事がスムーズに進みます。
また、少し似ているけどもメールは人によってかなり文面にこだわる人がいるので、気をつけましょう。
送る内容も文章も少しの気遣いで大きく違います。
いつも定型の文章を送るのではなく、自分がその時どう思ったか、少し思い出を添えてあげるだけでも受け手の取り方は大きく違います。
一方で、相手が経営層なのに質問ばかりだと良くないです。
(相手に考えさせるような内容だとなおさらよくないでしょう。)
僕が1点だけこだわりを持ってしていたことは冒頭の一文です。
「お疲れ様です。」ではなく、「おつかれさまです。」にすること。
僕だけかもしれないけども、”疲”という漢字を見るととっても疲れてしまいます。
自分が打つのも嫌なので、相手に同じ気持ちをさせないという点でもひらがなを使って送るようにしています。
デスクトップは整理しよう
これは社外の人に言われたことです。
仕事をしていると必要なツールやファイルが増え、ついついデスクトップに適当においてしまいます。
ひどい人だとデスクトップの画面上いっぱいにアイコンが散乱しています。
僕も気を遣っていたものの、社外の人に「アイコンだけで3行もあるの？僕なんか3つだよ。」という風に言われて改めました。
デスクトップ上は引き出しと同じです。
できれば取り出したい情報を一瞬で取り出したいと思います。
そのためには引き出し(フォルダ)に名前をつけてそこにしまっておく必要があるでしょう。
情報を取り出す度にいちいち時間を使っていられないので、数フォルダ(3～5くらい)に分けておきます。
わざわざ引き出しを30個や50個にしておく必要はないので…
最低限のマナー
先に言っておきますが、僕はマナーという文化が好きじゃないです。
でも、関係がフラットでないことはもっと好きじゃない。
マナーができてないというだけでこちら(さらには会社)が下に見られるのはとても嫌なことです。
だから好き勝手したい人も最低限のマナーは守っておく必要があると思います。
「”いや”ではなく”いえ”と言え！」
これも社外の方に言われたこと。
仲の良いパートナーの方と会食をしている時、何かご飯かお酒かを進められた時に、「いや、僕はいいです！」と言った時にご指摘いただいた。
「”いえ”と言え！」
随分シャレの効いた言葉だと感心したとともに、確かに目上の方に対して咄嗟にダイレクトな否定の言葉は良くないと反省しました。
“いえ”という言葉も否定と言えばそうだけども、より柔らかい言葉に聞こえる。
「いや、いらないです！」より「いえいえ、先程いただきましたのでどうぞ」の方が良いに決まってます。
そして、そういう言葉遣いやマナーを守ることが目上の人や他社の方と建設的な会話をする秘訣です。
最低限のマナーがフラットで話しやすい関係を作ります。
仕事は演技
嫌な言い回しだなと思う人がいるかもしれないけど、重要なことです。
少し前まで学生で同い年の友達と遊んでいた人間が、ナチュラルに仕事で必要なマナーや立ち居振舞いをこなすのは難しいです。
(バイトやインターンを本気で取り組んでいたとかなら話は別ですが…)
だから最初の内は尊敬する先輩や著名人などのモデルとして演技をすると良いでしょう。
あるいはモノマネでも良い。
僕も新卒の1年目の頃は電話応対がトンデモなく苦手でした。
心の準備もできないまま3コールで電話を取るなんて…と思っていた口だったのです。
でも、自分が尊敬する先輩のマネや仕事ができる人の演技をすることで、心に余裕ができて慣れていきました。
苦手、嫌なことは演技でも何でもして“新卒の内に必ず”潰しておこう。
そのままにしておくと本当に大事な時・大事な役職に就いた時、ボロが出るかもしれないので…
沢山の人と会い、そして話す
これはかなり重要視したことです。
特に社外の人と会って話すというのはとてもタメになります。
社内の人とだけ話していると、知らぬ間に社内のルールの中でしか物事を考えられなくなります。
そして、異常なことがあったとしてもソレが普通のこととして捉えてしまいます。
だから年齢も立場も様々な人と会って話をしてみると良いでしょう。
(たまに悪い人もいるのでそこは見極めて！)
悩みを話せばヒントをくれる人もいるし、自分の中で見いだせなかったことを人に話して整理できるかもしれません。
もしかしたら良い仕事がもらえたり「ウチにくれば？」みたいなこともあるかもしれない。
(実際に僕はそういってもらえる人に沢山出会えました。)
人と出会うことで自らチャンスを作ることができるのでオススメです。
リフレーミング
要するに“言い換え”のことです。
ビジネススキルとしてよく使われる言葉で、意味は「出来事の枠組みを変えることで、別の視点を持たせるもの」と言葉通りの意味です。
例えばバスケの試合で「残り時間あと少し、まずい！」と思うところを「まだあわてるような時間じゃない」と余裕を見せるかは全く気持ちの持ちようが違うでしょう。
僕はネガティブな言葉が嫌いなので、そういった言葉を言いそうになったり言われたりしたら脳内でポジティヴにリフレーミングするようにしています。
社会人になると否定的な言葉(愚痴や陰口、悪口など)が飛び交うようになります。
「うるさい」→「元気」、「変」→「個性的」、「難しい」→「やりがいがある」
新卒1年目、楽しいこともあれば辛いことも起こり得ます。
その時、いかにポジティヴに楽しめるかは大事なマインドかもしれません。
ショートカットキーを使う
コピペばっかりしていた学生の方は、Ctrl＋CとVはとても馴染みのあるショートカットキーかもしれません。
社会人になってもよく使うので覚えておいて損はないでしょう。
ただその2つだけではなく、沢山のショートカットキーがあるので覚えておきましょう。
中には「こんなこともできるんだ」と思うものも出てくるほど色々なことができます。
覚えるのに苦労すると思うかもしれませんが、今後、その作業を何千、何万回すると考えると1秒1分の差でも莫大な時短になります。
「ショートカットキーを覚える」ということが業務における1番のショートカットキーかもしれません。
メモを取る
最近流行りの“メモ”ですが、本当に色んな効果をもたらしてくれます。
- 後で見返すことができる
- 相手に聞いている姿勢を見せられる
- 相手が話してくれたことをより吸収できる
沢山の効果をもたらしてくれるメモですが、メモの取り方も色々あります。
僕のオススメは2パターン。
1つ目はやはり手書きのメモです。
実際に手を動かすというのはメモを取るという点でも覚えるという点でも良いことです。
僕は大きめのノート(B5)を使い、大胆にメモを取る方法をオススメしたいです。
もう1つはOneNoteやボイスレコーダーなどのツールです。
OneNoteはOffice系のソフトでメモに画像を貼ったり仲間とメモの内容を共有したりできます。
僕も実際に使っていましたが、メモも内容別に管理できるので後々見やすいというメリットもあります。
また、僕はボイスレコーダーもよく使っていました。
僕は字を書くのが群を抜いて遅いので会議や打ち合わせなどを録音させてもらい、後々聞くことがあった。
その場の雰囲気なども一緒に収めて置けるのがボイスレコーダーの良いところです。
とはいえ、勝手に上司の話を録音したり他社の話を録音するのは、かなり失礼にあたるので断りは入れましょう。
マウスは良いものを使う
会社から支給されたごく普通のマウスを使ってはいないでしょうか。
良いマウスを使うことは時短になるので仕事効率化にも繋がります。
例えば、僕が使っているマウスはマウスの横についているボタンを押せばページ送りができるものです。
さらに色々とカスタマイズでき、自分仕様に変更できるので「この作業が面倒だな」というところもマウスに頼ることができます。
そもそもマウスを使っていない人は、非常に時間のロスなので気をつけましょう。
今年の干支はネズミだから願掛けにもいいかもしれないです！？
おまけ！
僕が仲の良かった先輩にされてとても焦ったイタズラを1つ紹介します。
絶対にマネしないでください！
突然、マウスが右クリックしか効かなくなるというものです。
やり方は簡単。
同期がトイレ休憩に行っている隙にマウス裏のレーザーが出てる部分に付箋を貼るだけです。
僕は幾度とこのイタズラをされてきたけど、初見の時は本当にPCが壊れたかと思って焦りました。
やる相手と頻度は考えてやってみてください！
絶対にマネしてはダメですから！
いかがだったでしょうか？
新卒っていう立場だからこそできることもあればしんどいこともあると思います。
毎日仕事しんどいなーと思うより、何かこだわりを持ったり1ステップ上の意識を持ったりすることで嫌な仕事も楽しく取り組んでもらいたいです。
新卒の皆さんが楽しく仕事をしてグングン成長するためのヒントになれば嬉しいです。
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